Thư viện AI tập trung mọi quy trình, hướng dẫn và tài liệu của doanh nghiệp vào một nơi duy nhất. Nhân viên hỏi bằng tiếng Việt như hỏi một người đồng nghiệp — hệ thống trả lời ngay, kèm đường dẫn tới đúng tài liệu gốc để kiểm chứng.
Ở hầu hết doanh nghiệp, cách làm việc được lưu ở ba nơi: trong đầu người làm lâu năm, trong các file rải rác trên máy tính cá nhân, và trong những đoạn chat Zalo đã trôi mất. Không nơi nào trong ba nơi đó tra cứu được khi cần.
Cách làm việc nằm trong đầu người, không nằm trong hệ thống. Người nắm việc nghỉ là công ty mất luôn phần tri thức đó.
File nằm ở Zalo, email, ổ cứng cá nhân, nhiều tài khoản Drive khác nhau. Nhân viên mất 1–2 giờ mỗi tuần chỉ để đi tìm.
Người nghỉ việc bàn giao vội trong 1–2 buổi. Người mới mất 2–3 tháng mới làm việc độc lập được.
Quản lý ban hành cách làm mới nhưng nhân viên vẫn làm theo cách cũ. Sai sót lặp lại, phải làm lại, mất uy tín với khách.
Cần một hợp đồng cũ thì nhờ nhân viên đi tìm, chờ nửa ngày. Quyết định bị chậm vì thiếu dữ liệu trong tay.
Tài liệu quan trọng chỉ nằm trên máy một người. Hỏng máy hoặc nhân sự nghỉ đột ngột là mất trắng.
Drive giải quyết việc cất giữ, không giải quyết việc tìm hiểu và tổng hợp. Nhân viên mới không biết cần mở file nào, tên file là gì, và không thể đoán rằng câu trả lời mình cần nằm ở trang 42 của một tài liệu có tên khó hiểu. Kết quả là mọi người quay lại cách cũ: đi hỏi người bên cạnh.
Thư viện AI là một trang web nội bộ của riêng công ty. Mở trên máy tính hoặc điện thoại, gõ câu hỏi giống như nhắn tin cho đồng nghiệp. Không cần cài phần mềm, không cần học cách sử dụng phức tạp.
Không bịa. Hệ thống chỉ trả lời dựa trên tài liệu có trong kho của công ty. Nếu không tìm thấy, nó nói rõ "chưa có tài liệu về nội dung này" và ghi lại để bổ sung — thay vì đoán bừa.
Luôn có nguồn. Mọi câu trả lời đều chỉ rõ lấy từ tài liệu nào, mục nào. Người dùng bấm vào là xem được nguyên văn.
Của công ty nào chỉ công ty đó thấy. Mỗi doanh nghiệp có kho tri thức riêng biệt, hoàn toàn tách rời, không dùng chung với bất kỳ khách hàng nào khác.
Không dùng dữ liệu khách hàng để dạy AI. Tài liệu chỉ được dùng để tra cứu và trả lời trong lúc làm việc, không bị đưa vào quá trình huấn luyện mô hình.
Điểm quan trọng trong ví dụ bên cạnh: chị Lan không cần biết tài liệu tên là gì. Chị chỉ hỏi bằng ngôn ngữ đời thường.
Đơn giản với người dùng cuối, đầy đủ công cụ với người quản trị.
Khu vực chính, giống một khung chat. Hỏi bằng tiếng Việt tự nhiên, hỏi tiếp nhiều lượt được vì hệ thống nhớ ngữ cảnh câu trước. Câu trả lời luôn ghi rõ tài liệu, mục và trang.
Dành cho người muốn tự đọc thay vì hỏi. Tài liệu sắp theo cây thư mục phòng ban / chủ đề, có ô tìm kiếm và bộ lọc. Tìm được cả theo từ khóa lẫn theo ý nghĩa câu hỏi.
Nhân viên được cấp quyền tải tài liệu mới lên hoặc soạn hướng dẫn trực tiếp trên web. Nội dung mới phải được duyệt trước khi hệ thống dùng để trả lời — tránh việc ai cũng đăng dẫn tới tài liệu mâu thuẫn.
Cấp quyền cho nhân viên, xem ai đã tra cứu gì, thống kê câu hỏi nhiều nhất, và danh sách câu hỏi hệ thống chưa trả lời được — chính là bản đồ chỉ ra công ty còn thiếu tài liệu ở đâu.
Quy định ai được xem gì — theo phòng ban, chức danh, hoặc từng thư mục / tài liệu cụ thể. Nhân viên không có quyền thì hệ thống hoàn toàn không dùng tài liệu đó để trả lời cho họ, kể cả một phần.
Kết nối thẳng với thư mục Drive công ty đang dùng. File gốc vẫn nằm nguyên trên Drive của quý công ty; hệ thống chỉ lập chỉ mục và trả về đường dẫn tải xuống. Sửa file là hệ thống tự cập nhật theo.
Dùng chung tài khoản email công ty (Google Workspace hoặc Microsoft 365). Không phải nhớ thêm mật khẩu, và khi nghỉ việc thì mất quyền truy cập ngay lập tức.
Hệ thống tự sinh lộ trình học việc 30–60–90 ngày cho nhân sự mới theo từng vị trí, dựa trên tri thức sẵn có trong thư viện.
Tự động tóm tắt "những gì đã thay đổi trong 30 ngày qua" — rất hữu ích cho người quay lại sau kỳ nghỉ dài hoặc nghỉ thai sản.
Toàn bộ hệ thống chạy trong hạ tầng nội bộ, dữ liệu không rời khỏi công ty. Dành cho doanh nghiệp có yêu cầu bảo mật đặc biệt cao.
Cùng một hệ thống, nhưng giá trị mang lại khác nhau tùy vị trí công việc.
Đây thường là câu hỏi đầu tiên của ban lãnh đạo. Dưới đây là bốn lớp bảo vệ của hệ thống.
Mỗi doanh nghiệp có kho tri thức riêng, tách biệt hoàn toàn. Không có cách nào để công ty A tra cứu ra tài liệu của công ty B. Khách hàng yêu cầu cao có thể dựng hạ tầng hoàn toàn riêng.
Quyền xem được cấp theo phòng ban và chức danh. Nhân viên kinh doanh không tra được bảng lương của phòng nhân sự.
Siết quyền tới từng thư mục, từng tài liệu, thậm chí từng phần trong một tài liệu. Ví dụ: quy chế lương công khai phần nguyên tắc, ẩn phần bảng hệ số.
Ràng buộc hợp đồng: dữ liệu không được dùng để huấn luyện mô hình. Với dữ liệu tối mật, có thể chọn phương án cài trên máy chủ công ty để dữ liệu hoàn toàn không ra ngoài.
Khi kết thúc hợp đồng, quý công ty được xuất toàn bộ tài liệu và nội dung đã tạo ở định dạng mở — dùng được với hệ thống khác. Nam Trí Tri xóa vĩnh viễn dữ liệu trên hệ thống và xác nhận bằng văn bản. Đây là điều khoản có trong hợp đồng, không phải lời hứa miệng.
Một hệ thống trả lời sai 3 lần sẽ mất niềm tin của nhân viên vĩnh viễn, dù 97 lần còn lại đều đúng. Vì vậy trước khi bàn giao, chúng tôi cùng quý công ty xây bộ 80–150 câu hỏi thực tế với đáp án chuẩn do chính chuyên gia nghiệp vụ của quý công ty xác nhận. Các chỉ số dưới đây được đưa vào điều khoản nghiệm thu của hợp đồng.
Nếu tài liệu tìm được không đủ liên quan, hệ thống trả lời "chưa có tài liệu về nội dung này" và ghi vào danh sách tri thức còn thiếu — thay vì đoán.
Mỗi tài liệu có ngày hiệu lực. Hệ thống luôn ưu tiên bản mới nhất và cảnh báo rõ nếu buộc phải trích dẫn tài liệu đã hết hạn.
Nếu hai phòng ban ban hành quy định khác nhau cho cùng một việc, hệ thống trình bày cả hai nguồn kèm cảnh báo và báo quản trị viên — không tự chọn một bên.
Bản dùng được đầu tiên có sau 4–6 tuần. Toàn công ty sử dụng sau khoảng 10–16 tuần, tùy khối lượng và tình trạng tài liệu hiện có.
Lập bản đồ tri thức công ty, danh mục tài liệu ưu tiên, bảng phân quyền và từ điển thuật ngữ nội bộ.
Hệ thống chạy thật với 200–500 tài liệu, kèm bộ câu hỏi kiểm thử và báo cáo chỉ số chất lượng.
Nạp toàn bộ tài liệu, bật phân quyền chi tiết, đào tạo nhân viên và quản trị viên.
Báo cáo sử dụng, danh sách tri thức còn thiếu, tinh chỉnh chất lượng và cập nhật hệ thống.
Một: chất lượng tài liệu đầu vào. Hệ thống không tự biết cách công ty vận hành — nó học từ tài liệu được nạp vào, nên tài liệu mâu thuẫn hoặc lỗi thời sẽ cho ra câu trả lời mâu thuẫn. Hai: mỗi phòng ban cần ít nhất một người phụ trách duyệt và cập nhật nội dung. Không có vai trò này, thư viện sẽ dần lỗi thời sau 6–12 tháng. Chúng tôi nói rõ điều này ngay từ đầu thay vì để quý công ty phát hiện ra sau khi đã đầu tư.
Những thắc mắc doanh nghiệp hay đặt ra trước khi quyết định.
Không. Tài liệu chỉ được dùng để tra cứu và tạo câu trả lời trong từng lượt hỏi. Cam kết này được ràng buộc trong hợp đồng giữa Nam Trí Tri và nhà cung cấp AI, và được chuyển tiếp thành cam kết với quý công ty.
Drive là nơi cất, Thư viện AI là nơi hỏi. Ở gói nâng cấp, hai thứ hoạt động cùng nhau: file gốc vẫn nằm nguyên trên Drive của quý công ty, hệ thống chỉ lập chỉ mục để tra cứu và trả về đường dẫn tải xuống. Quý công ty không phải thay đổi thói quen lưu trữ hiện tại.
Mọi câu trả lời đều kèm nguồn để người dùng tự kiểm chứng — hệ thống là trợ lý tra cứu, không phải người quyết định thay. Người dùng bấm nút "Chưa đúng", phản hồi được xử lý trong đợt cải tiến hằng tháng. Ngoài ra hợp đồng có cam kết chỉ số chất lượng bằng con số cụ thể.
Được — hệ thống đọc được chữ trong ảnh chụp và bản scan tiếng Việt. Tuy nhiên bản scan mờ hoặc chữ viết tay sẽ có sai sót. Chúng tôi xem thử tài liệu mẫu trong giai đoạn khảo sát và báo trước tỷ lệ đọc được dự kiến, để quý công ty không bị bất ngờ.
Giao diện là dạng chat quen thuộc — phần lớn nhân viên dùng được sau một buổi hướng dẫn 45–60 phút. Phần cần đầu tư nhiều hơn là đào tạo người phụ trách tri thức của mỗi phòng ban, vì họ là người giữ cho thư viện luôn cập nhật.
Không bắt buộc. Hệ thống được thiết kế để bổ sung, không thay thế. Nhân viên vẫn lưu file như cũ; hệ thống chỉ thêm một cách mới để tra cứu nhanh hơn.
Phụ thuộc số người dùng và lượng câu hỏi thực tế. Chi phí sử dụng AI được tính theo thực tế phát sinh, có hạn mức trần và cảnh báo khi gần chạm mức để quý công ty luôn kiểm soát được ngân sách. Chúng tôi gửi dự toán chi tiết sau buổi khảo sát miễn phí.
Bản triển khai trên đám mây cần internet. Doanh nghiệp cần hoạt động độc lập hoàn toàn có thể chọn phương án cài trên máy chủ nội bộ.
Thay vì tin vào lời giới thiệu, hãy xem kết quả thật: chúng tôi nạp 50–100 tài liệu thật của quý công ty và chạy thử 20 câu hỏi do chính quý công ty đặt ra. Buổi khảo sát tài liệu ban đầu hoàn toàn miễn phí.